Paragraaf Bedrijfsvoering

De organisatie is in het afgelopen jaar samen met het nieuwe bestuur verder aan de slag gegaan om te werken aan de uitdagingen waar Houten voor staat; voldoende woningen, energietransitie, leefbaarheid in de verschillende kernen van de gemeente en participatie. Samen met inwoners, instellingen en partners in de stad hebben we ook in 2022 doorgewerkt aan een toekomstbestendig Houten. En dat heeft zich afgespeeld binnen een context waarbij de lokale overheid opnieuw is geconfronteerd met verschillende crises (vluchtelingen, energie). Daarbij hebben we in 2022 extra ervaren dat er sprake is van een krappe arbeidsmarkt, waarin het behouden en verbinden van de juiste medewerkers aan de organisatie een behoorlijke opgave is.
De ambtelijke organisatie moet voldoende toegerust zijn om invulling te kunnen geven aan alle uitdagingen en mee kunnen bewegen met de dynamiek in de samenleving. Daarom is in 2022 gewerkt aan het verder verstevigen van het fundament en de randvoorwaarden voor een duurzaam goed functionerende organisatie. Er wordt in samenhang gewerkt aan verschillende aspecten, weergegeven in onderstaande klaverbladfiguur.

Organisatieontwikkeling & HR-beleid

Herijken en doorontwikkelen organisatie
Als vervolg op het in 2021 verschenen onderzoek naar de organisatie zijn een zestal adviesopdrachten opgezet. Deze opdrachten hebben betrekking op (1)’Mens en Cultuur’, (2)formatieanalyse, (3)span of attention van enkele teams, (4) de financiële organisatie en de interne beheersingsomgeving, (5) taak- en verantwoordelijkheidsverdeling teams VOB en UB en(6) duurzame verbetering ICT-dienstverlening.
Vier van de zes opdrachten zijn aan het einde van 2022 afgerond. De adviezen voortkomend uit deze opdrachten worden in de reguliere organisatie ten uitvoer gebracht ten behoeve van versterking en verbetering. De raad is voor de zomer van 2022 over deze afronding geïnformeerd via een raadsinformatiebrief. Het thema ‘Mens en Cultuur’ is als afzonderlijke opdracht in afwachting van de verkiezingen en het nieuwe college eind van het jaar opnieuw opgepakt. De opdracht duurzame verbetering ICT-dienstverlening loopt, mede als gevolg van de vorming van het nieuwe college, eveneens door in 2023.

Sturing en resultaatgericht (samen)werken; instrument- en vaardigheidsontwikkeling
Jaarplannen en bredere vaardigheidsontwikkeling op het gebied van opdrachtgestuurd werken,  communicatieve participatie en het geven en ontvangen van feedback / communicatietechnieken (‘het goede gesprek’) zijn instrumenten om de sturing in de organisatie te verbeteren. Ook in 2022 is gewerkt aan verdere doorontwikkeling daarvan. Alles gericht om op een verbindende manier de gewenste resultaten voor de Houtense samenleving te realiseren.

Garantiebanen/banenafspraak
Als gemeente willen we het goede voorbeeld geven, door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in ons gemeentehuis, of de bij ons betrokken contractpartners, een volwaardige arbeidsplek te geven. Als ambassadeur vervullen wij een voorbeeldfunctie naar andere organisaties, bedrijven en instellingen. Ook dit college wil in deze bestuursperiode verder werk maken van het invullen van garantiebanen binnen onze organisatie. In 2022 hebben we wederom een garantiebaan kunnen invullen binnen de organisatie en ook de aanbesteding van de schoonmaakdienst in het afgelopen jaar heeft, via het programma van eisen, succesvol geleid tot het creëren van garantiebanen.

Aantrekkelijk werkgeverschap, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid
Het verbinden én behouden van de juiste medewerkers aan onze organisatie is een belangrijke voorwaarde om de maatschappelijke doelstellingen te kunnen behalen. In de huidige krappe arbeidsmarkt is dit een lastige opgave.
Een substantieel deel van onze medewerkers gaat de komende jaren met pensioen (tot eind 2030 een derde van het personeelsbestand). De urgentie om te investeren in aantrekkelijk werkgeverschap, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers én de organisatie als geheel wordt hierdoor ervaren en gevoeld. In 2022 is daarom een start gemaakt met het meer gericht investeren in:

• Het aantrekken van nieuwe, jongere generaties (via moderne arbeidsmarktcommunicatie en vergroten van de aantrekkelijkheid als werkgever);
• de medewerkers gezond aan het werk houden (fit for the job, fysiek en mentaal in balans, goede werk-privébalans);
• een warme overdracht van kennis en ervaring bij specifieke functies (tijdelijke dubbele bezetting vooruitlopend op pensionering).

Voor deze zaken is gebruik gemaakt van het door de raad beschikbaar gestelde vitaliteitsbudget. De komende jaren wordt hier verder op geïnvesteerd.

Bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling
De stand van de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling is per 31 december 2022 € 0,676 miljoen. De besteding van deze bestemmingsreserve is gericht op de inzet voor tijdelijke versterking van de organisatie, flankerend personeelsbeleid / loopbaanoriëntatie, vitaliteitsbeleid en garantiebanen in de periode 2022-2025. Deze reserve wordt langzaam afgebouwd.

De mutaties in de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling zijn in onderstaande tabel weergegeven.

De middelen per 31 december 2022 zijn als volgt te specificeren:

1. Reservering voor garantiebanen (€ 0,075 miljoen)
2. Reservering voor flankerend personeelsbeleid / loopbaanoriëntatie (€ 0,427 miljoen)
3. Reservering in het kader van vitaliteitsbeleid (€ 0,174 miljoen)

Deze middelen zijn gereserveerd voor flankerend personeelsbeleid als gevolg van een snelle veroudering van het personeelsbestand de komende jaren. Dit gekoppeld aan de stijgende AOW-leeftijd vraagt extra aandacht voor de vitaliteit (zeker voor wat betreft de functies in de buitendienst) van onze medewerkers. Maar ook voor het borgen van kennis, ervaring et cetera in de organisatie bij toekomstige uitstroom als gevolg van (vervroegde) pensionering. In de periode 2022-2025 zullen circa 13 medewerkers met (vervroegd) pensioen gaan. In de jaren daarna neemt dit aantal snel toe. Dit betekent ook dat er flinke impulsen moeten worden gegeven aan de verjonging van het personeelsbestand. Dit laatste kan alleen door de jonge generatie via op hen toegesneden moderne arbeidsmarktcommunicatie te bereiken. Via het collegeprogramma 2022-2026 is er binnen het concernbrede personeelsbudget 398k extra gereserveerd voor de periode 2023 t/m 2026.

Op 27 september 2022 heeft de Eerste Kamer het wetvoorstel inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording aangenomen. Dit betekent dat met ingang van het boekjaar 2023 de accountant uitsluitend nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening afgeeft.

In de jaarrekening 2023 wordt door het college een nieuwe toelichting over rechtmatigheid opgenomen (‘rechtmatigheidsverantwoording’). In deze rechtmatigheidsverantwoording verantwoordt het college zich over de al dan niet rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties. De accountant stelt vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording vast.
De verbijzonderde interne controle (VIC) is het gemeentelijk instrument om te borgen dat het college van B&W in stelling wordt gebracht om met een redelijke mate van zekerheid (getrouw) de financiële rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen geven. Een goed ingericht mechanisme van interne beheersing en interne controle voor de in ieder geval de belangrijkste financiële processen is hierbij van groot belang. Immers het college moet de verantwoording goed kunnen onderbouwen

In 2022 zijn we gestart met het beschrijven van deze financiële processen, het organiseren van bewustwording, verbeteringen in de controlesystematiek zijn ingezet en het controleplan is opgesteld.  Deze voorbereidingen zijn nog niet afgerond en zullen doorlopen in 2023 . Tevens is er onderzoek gedaan naar hoe het 3 lijnen model binnen de gemeente vorm kan gaan krijgen.

De gemeente Houten is, mede op basis van de aanbevelingen van de accountant, ARC en onze eigen Verbijzonderde Interne Controle (VIC) bezig om verbeteringen aan te brengen in de administratieve organisatie en de interne beheersing. Over de voortgang van de aanbevelingen wordt periodiek aan de audit- en rekeningcommissie gerapporteerd.
De verbeterslagen zijn belangrijke randvoorwaarden om op een efficiënte en effectieve manier tot een onderbouwde uitspraak te komen over het rechtmatig handelen van de gemeente. Het gaat daarbij niet alleen om het investeren in de verbetering van procedures of processen, maar zeker ook over adequate informatievoorziening en het meer helder maken van verantwoordelijkheidsverdeling en sturen op bijbehorende houding en gedrag.

Jaarlijks wordt een fraude-risicoanalyse uitgevoerd. Deze analyse vindt plaats op basis van het Verbijzonderde Interne Controle (VIC) plan. Hierin worden alle belangrijke processen en geldstromen betrokken. De uitkomst hiervan wordt binnen de organisatie besproken en voorzien van eventuele aanbevelingen voor verbetering van de interne beheersing. In het afgelopen boekjaar zijn er geen bevindingen omtrent mogelijke frauderisico’s geconstateerd.

Covid-19 en ICT
De Covid-19 pandemie heeft er toe geleid dat veel mensen thuis zijn gaan werken. Dat heeft een zware wissel getrokken op de ICT-infrastructuur en de medewerkers van dit team. In een sneltrein vaart zijn de digitale middelen geïmplementeerd om thuiswerken mogelijk te maken. Inmiddels is er ook nagedacht hoe het nieuwe werken na de periode Covid-19 vormgegeven kan worden, met toepassing van de nieuwe mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld een hybride werkstructuur, andere kantoorinrichting en flexibele dienstverlening aan onze inwoners.

Strategie, informatiebeleid informatiehuishouding en sourcing
Er zijn onderzoeken gedaan die richting hebben gegeven aan de strategie die met ICT gevolgd kan worden. Duidelijk is dat er een herijkte strategie dient te komen. We zijn meer gaan thuiswerken, we willen meer programma's afnemen die leveranciers volledig onderhouden en via de Cloud aanbieden (SaaS). We moeten onze informatiehuishouding op orde brengen om te kunnen voldoen aan de wensen van de burgers en de ondernemers en ook om te voldoen aan de wetgeving. De onderzoeken die gedaan zijn wijzen uit dat we structureel rollen missen die noodzakelijk zijn om inzicht te houden in onze informatie en om de juiste beslissingen te nemen m.b.t. de veiligheid van onze infrastructuur.  Deze rollen zijn nu incidenteel bezet maar zijn permanent nodig. De trend is dat gemeenten meer en meer de techniek uitbesteden en op ICT-gebied van uitvoeren verschuiven naar regisseren.
Het afgelopen jaar is een Europese aanbesteding afgerond die inzicht heeft gegeven in de kosten voor uitbesteden, de tijd die dit kost (doorlooptijd) en wat er van de Houtense organisatie verwacht wordt. Het college zal medio 2023 een besluit nemen of de geselecteerde leverancier ook over mag gaan tot uitvoer.
ICT dient ook meer als aandachtspunt op de directietafel te liggen om een bijdrage te kunnen leveren aan de vraagstukken die hier behandeld worden.
ICT is al onmisbaar en wordt in de toekomst op grote schaal ingezet om processen beter te ondersteunen en de krapte op de arbeidsmarkt het hoofd te kunnen bieden. Verder willen burgers en ondernemers in toenemende mate hun zaken digitaal afhandelen.
Maar ook de centrale overheid stoot steeds meer taken af die de gemeente vervolgens digitaal moet  ondersteunen.
Op het gebied van datagestuurd werken is nog veel te halen voor Houten. Elke gemeente is een gegevensverwerker. Dat betekent dat er veel data voorhanden zijn waar profijt van getrokken kan worden bij allerlei plannen. Op het gebied van datawarehousing en het maken van stuurinformatie via  een dashboard zijn het afgelopen jaar vorderingen gemaakt. Voorbeeld daarvan is het dashboard voor de RBL (regionale backoffice lekstroom).

Omgevingswet/Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)  
In 2022 is de invoering van de Omgevingswet opnieuw uitgesteld en dus ook het operationeel maken van het DSO. Vanuit budget Omgevingswet is een projectleider beschikbaar gesteld.

Informatiebeveiliging
Ook in 2022 is gebleken dat de wedloop van criminelen die willen profiteren van kwetsbaarheden in software nog lang niet ten einde is. Het is noodzakelijk voortdurend bij te blijven en te reageren op nieuwe bedreigingen die de toegankelijkheid of de integriteit van onze data ernstig kunnen verstoren. Het aantal meldingen over succesvolle hacks neemt nog steeds toe maar is waarschijnlijk slechts een fractie van het werkelijke aantal geslaagde aanvallen. Met name in 2021 en 2022 zijn grote stappen gezet in het verhogen van de beveiliging, onder andere door de segmentatie van het gemeentelijk netwerk en de 24 uurs monitoring van activiteiten op ons netwerk.

In 2022 zijn daarnaast striktere protocollen opgezet voor toegang van leveranciers en zijn diverse periodieke checks opgezet en uitgevoerd naar de rechten van zowel leveranciers als eigen medewerkers. De inzet van een Technical Security Officer levert op dat sneller en beter kan worden gereageerd op nieuw in te zetten maatregelen en het uitvoeren van diverse checks, alsook het snel kunnen oppakken van aanbevelingen naar aanleiding van de jaarlijkse penetratietest. Een nieuw aangeschaft pakket voor e-learning op het terrein van informatiebeveiliging en privacy is een volgende stap om het veiligheidsbewustzijn van medewerkers te verhogen én periodiek te toetsen.

Nieuwe licenties voor de hele omgeving brengen ook weer nieuwe beveiligingsmogelijkheden met zich mee en in 2023 zal de implementatie daarvan worden vormgegeven.  

Binnen de reguliere bedrijfsvoering zijn capaciteitsproblemen zo veel mogelijk opgelost door middel van interne mobiliteit en regionale samenwerking. Daar waar het niet anders kon, is incidenteel besloten tot inhuur over te gaan. Dit was in veel gevallen voordeliger dan een tijdelijk dienstverband aanbieden, omdat daar ook aanspraken op een uitkering uit voort konden komen.

Onderscheiden worden drie categorieën voor de inhuur van externe krachten.
a. Vinex en andere ruimtelijke projecten. De financiering vindt plaats uit de grondexploitatie en
    speciaal ter beschikking gestelde kredieten;
b. Incidentele taken/projecten, die eenmalige specifieke deskundigheid vragen, met name
    gerelateerd aan de decentralisaties van zorgtaken. Financiering vindt plaats uit speciaal daarvoor
    ter beschikking gestelde budgetten;
c. Frictie in de reguliere bezetting. Financiering vindt plaats uit salarisbudgetten (vacaturegelden)
    of daarvoor aanvullend beschikbaar gestelde budgetten.
De verantwoording per categorie is opgenomen in de tabel bij de meerjarige inhuurkosten.

Kosten inhuur derden meerjarig
In onderstaand overzicht zijn de kosten voor inhuur van derden voor de jaren 2019 tot en met 2022 opgenomen. De inhuur voor de grondexploitatie is niet opgenomen binnen de algemene dienst en de bedragen hiervan komen slechts in een totaalbedrag voor in onderstaand overzicht. Omdat de dekking van deze kosten plaatsvindt vanuit de grondexploitatie en speciaal ter beschikking gestelde kredieten blijven deze in de rest van deze analyse buiten beschouwing.

De kosten voor incidentele inhuur bij de algemene dienst zijn fors hoger dan in 2021. Het natuurlijk verloop van personeel(mobiliteit) heeft zich, in navolging van 2021, in 2022 nog verder versterkt voortgezet. Dit is in lijn met de landelijke trend. Dit hield in, dat door krapte op de arbeidsmarkt meer vacatures via inhuur (tijdelijk) moesten worden ingevuld.

Resultaat personeelslasten algemene dienst

De personeelslasten binnen de algemene dienst zijn in 2022 t.o.v. de begroting gestegen met 325k, vooral veroorzaakt door hogere inhuur.

In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.